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JOB DESCRIPTION
PROJECT COORDINATORS (CONTRACT)

Multiple positions : To be determined 
Contract Period: February 2026 - October 2026
Location: Ottawa, Ontario
Organization: Ottawa Music Industry Coalition (OMIC)
Manager: Natalie Bernardin, Director of Operations
Supervisor: Jessy Lindsay, Program Manager

About the Ottawa Music Industry Coalition (OMIC)

Who We Are

The Ottawa Music Industry Coalition (OMIC) is a registered bilingual, member-based non-profit organization dedicated to fostering a thriving and inclusive music ecosystem that drives Ottawa’s economic, cultural, and social prosperity. As the leading advocate and first point of contact for Ottawa’s music industry, OMIC connects and supports all facets of the sector—including creators, performers, music and sector-adjacent businesses, entrepreneurs, presenters, venues, technicians, labels, promoters, BIAs, organizations, and the City of Ottawa—while fostering collaboration, innovation, and community engagement.

A fast-growing organization with 585 active members and 14,000+ combined online followers, OMIC represents a diverse network of artists, music professionals, businesses, and fans. As the only bilingual, member-driven music office in Ontario, OMIC works to build Ottawa’s reputation as a vibrant Music City. OMIC values accessibility, transparency, equity, diversity, inclusion, collaboration, innovation, excellence, growth, and community engagement.

What We Do

OMIC’s vision is to connect Ottawa’s music community, creating a thriving network and ecosystem that amplifies the city's cultural vibrancy, fosters innovation, and elevates Ottawa’s status nationally and internationally. Through municipal, provincial, national, and international partnerships, OMIC works toward shared goals to create a vibrant and sustainable music industry that benefits and inspires the entire community.

Our Approach

• Professional development and programming for artists, workforce, entrepreneurs, and venues, including hundreds of performance and career development opportunities annually.
• Advocating to local government, industry, and institutional partners to integrate live and recorded music into their operations.
• Prioritizing diversity, accessibility, and inclusion across OMIC programming and workforce opportunities.
• Strengthening musical connections within Ottawa and beyond.
• Developing cross-industry partnerships to benefit the music sector.

ABOUT THE ROLE(S)

We are looking for dynamic, community-minded Project Coordinators to support several flagship initiatives rolling out throughout 2026, including Songs from the Shed, City Sounds Live, Live from the Booth, and a other possible community-based projects.

These positions are contractual, with flexible hours based on the project(s) you are matched with. Some months may have light workloads and others may require more concentrated availability depending on event schedules, production needs, and community partnerships.

When applying, please indicate which project(s) interest you and approximate hours you are available per week or per month.

KEY PROJECTS YOU MAY WORK ON

1. Songs from the Shed (Sparks Street)

A warm, intimate day time performance series highlighting local and touring artists in unique, small-scale creative spaces.

Coordinator tasks may include:

• Artist and partner communications
• Scheduling and advancing shows
• Venue and technical logistics
• On-site coordination
• Provide support and maintain a positive experience for the artists and audience.
• Social media & content support
• Data collection, reporting, impact tracking

2. City Sounds Live

A city-wide outdoor music series bringing artists into neighbourhoods, public squares, parks, and non-traditional spaces across Ottawa.

Coordinator tasks may include:

• Liaising with BIAs, community organizations, and city partners
• Managing permits, site plans, and production logistics
• Booking and advancing artists
• Supporting accessibility and community engagement
• Running on-site events and stage management
• Tracking attendance, collecting media, and preparing post-event reports

3. Live from the Booth

A live electronic music and DJ performance and discovery series spotlighting emerging and established artists through dynamic pop up shows in the downtown core on Saturday evenings.

Coordinator tasks may include:

• Artist and partner communications
• Scheduling and advancing shows
• Venue and technical logistics
• On-site coordination
• Social media & content support
• Data collection, reporting, impact tracking

4. Other Special Community Initiatives

Throughout 2026, additional projects will emerge in collaboration with schools, local partners, festivals, and neighbourhood activations.

Tasks may include:

• Event support and logistics
• Community outreach & partnership coordination
• Volunteer and artist relations
• Administrative support (invoicing, tracking, reporting)
• Communications support (copywriting, newsletters, social media assets)
• Replacement Program Coordinators and show hosts

GENERAL RESPONSIBILITIES (across all projects)

• Communicate clearly and professionally with artists, partners, and community stakeholders
• Support planning meetings, timelines, and project documentation
• Maintain detailed records, budgets, schedules, and tracking sheets
• Ensure events reflect our values: inclusivity, accessibility, collaboration, and artistic excellence
• Represent the organization positively at all times
• Ability to work autonomously and take initiative, ensuring the smooth running of the program.

IDEAL QUALIFICATIONS

• Experience coordinating events, community projects, or music programming
• Ability to work independently, manage shifting priorities, and multitask
• Strong communication skills in English; French is an asset
• Comfort working onsite (sometimes evenings/weekends)
• Familiarity with Ottawa’s music and arts community is a plus
• Access to a laptop and reliable internet
• A collaborative, detail-oriented, problem-solving mindset

CONTRACT STRUCTURE

• Flexible hours, project-dependent
• Compensation based on project scope and coordinator experience
• Coordinators may be matched with one or more projects depending on availability, interest, and skill set
   

HOW TO APPLY

Please send the following to employment@ottawamic.com 

• Resumé
  Cover letter describing:
  
  • Which project(s) you are most interested in
  • Your approximate availability (start month, hours per week or per month)
  • Any relevant experience with community programming or live events

Applications will be reviewed on a rolling basis until the roles are filled.

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DESCRIPTION DE POSTE
COORDONATEUR·RICE·S DE PROJETS (CONTRAT)

Postes multiples : à déterminer
Période du contrat : février 2026 – octobre 2026
Lieu : Ottawa (Ontario)
Organisation : Coalition de l’industrie de la musique d’Ottawa (CIMO / OMIC)
Gestionnaire : Natalie Bernardin, directrice des opérations
Supervision : Jessy Lindsay, gestionnaire des programmes

À propos de la Coalition de l'industrie de la musique d'Ottawa (CIMO)

Qui nous sommes

La Coalition de l'industrie de la musique d'Ottawa (CIMO) est un organisme sans but lucratif bilingue, enregistré et basé sur l’adhésion, qui se consacre à la création d’un écosystème musical dynamique et inclusif, moteur de prospérité économique, culturelle et sociale pour Ottawa. En tant que principale voix de l'industrie musicale à Ottawa et premier point de contact pour ce secteur, CIMO relie et soutient tous les volets de l’industrie — incluant les créateur·trice·s, interprètes, entreprises musicales et connexes, entrepreneur·e·s, diffuseurs, lieux de diffusion, technicien·ne·s, maisons de disques, promoteur·trice·s, ZAC, organismes et la Ville d’Ottawa — tout en favorisant la collaboration, l’innovation et l’engagement communautaire.

En pleine croissance, CIMO compte 585 membres actifs et plus de 14 000 abonné·e·s en ligne. CIMO représente un réseau diversifié d’artistes, de professionnel·le·s de la musique, d’entreprises et de mélomanes. En tant que seul bureau de la musique bilingue et axé sur les membres en Ontario, CIMO travaille à bâtir la réputation d’Ottawa comme Ville musicale vibrante. CIMO valorise l’accessibilité, la transparence, l’équité, la diversité, l’inclusion, la collaboration, l’innovation, l’excellence, la croissance et l’engagement communautaire.

Notre mission

La vision de CIMO est de connecter la communauté musicale d’Ottawa afin de créer un réseau et un écosystème florissants qui amplifient la vitalité culturelle de la ville, encouragent l’innovation et élèvent le statut d’Ottawa sur les scènes nationale et internationale. Grâce à des partenariats municipaux, provinciaux, nationaux et internationaux, CIMO vise des objectifs communs pour bâtir une industrie musicale dynamique et durable qui profite à toute la communauté et l’inspire.

Notre approche

• Développement professionnel et programmation pour les artistes, les travailleur·euse·s, les entrepreneur·e·s et les diffuseurs, incluant des centaines d’occasions de performance et de développement de carrière chaque année.
• Plaidoyer auprès des gouvernements, de l'industrie et des institutions pour intégrer la musique live et enregistrée à leurs activités.
• Priorisation de la diversité, de l’accessibilité et de l’inclusion dans toute la programmation et les opportunités professionnelles de CIMO.
• Renforcement des liens musicaux à Ottawa et au-delà.
• Développement de partenariats intersectoriels pour appuyer le secteur musical.

À PROPOS DU POSTE / DES POSTES

Nous sommes à la recherche de personnes dynamiques et engagées dans leur communauté pour occuper des postes de coordonnateur·rice·s de projets. Ces personnes appuieront plusieurs initiatives phares déployées en 2026, notamment Songs from the Shed, City Sounds Live, Live from the Booth, ainsi que d’autres projets possibles ancrés dans la communauté.

Il s’agit de contrats à honoraires, avec un horaire flexible établi en fonction du ou des projet(s) qui vous seront confiés. Certains mois seront plus légers, tandis que d’autres exigeront une plus grande disponibilité selon les calendriers d’événements, les besoins de production et les partenariats communautaires.

Lors de votre candidature, veuillez indiquer quels projets vous intéressent et le nombre approximatif d’heures que vous pouvez offrir par semaine ou par mois.

PRINCIPAUX PROJETS SUR LESQUELS VOUS POURRIEZ TRAVAILLER

1. Songs from the Shed (rue Sparks)
Une série de performances de jour, chaleureuses et intimistes, mettant en valeur des artistes locaux et en tournée dans des espaces créatifs uniques de petite envergure.

Tâches possibles de coordination :

• Communications avec les artistes et les partenaires
• Planification et avancement des spectacles
• Logistique des lieux et aspects techniques
• Coordination sur place
• Offrir un soutien et maintenir une expérience positive pour les artistes et le public
• Soutien aux médias sociaux et au contenu
• Collecte de données, rapports et suivi des retombées

2.  City Sounds Live
Une série de concerts extérieurs à l’échelle de la ville, qui amène la musique dans les quartiers, les places publiques, les parcs et d’autres lieux non traditionnels à travers Ottawa.

Tâches possibles de coordination :

• Liaison avec les ZAC, les organismes communautaires et les partenaires municipaux
• Gestion des permis, des plans de site et de la logistique de production
• Booking et avancement des artistes
• Soutien à l’accessibilité et à l’engagement communautaire
• Gestion d’événements sur place et gestion de scène
• Suivi des présences, collecte de matériel média et préparation de rapports post-événements

3. Live from the Booth
Une série de performances et de découvertes en musique électronique et DJ, mettant de l’avant des artistes émergent·e·s et établi·e·s à travers des spectacles spontanés au centre-ville les samedis soir.

Tâches possibles de coordination :

• Communications avec les artistes et les partenaires
• Planification et avancement des spectacles
• Logistique des lieux et aspects techniques
• Coordination sur place
• Soutien aux médias sociaux et au contenu
• Collecte de données, rapports et suivi des retombées

4. Autres initiatives spéciales en communauté
Tout au long de 2026, d’autres projets verront le jour en collaboration avec des écoles, des partenaires locaux, des festivals et des initiatives dans les quartiers.

Tâches possibles :

• Soutien événementiel et logistique
• Rayonnement communautaire et coordination de partenariats
• Relations avec les bénévoles et les artistes
• Soutien administratif (facturation, suivi, rapports)
• Soutien aux communications (rédaction, infolettres, contenus pour les médias sociaux)
• Remplacement de coordonnateur·rice·s de projets et d’animateur·rice·s de soirées

RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES (POUR TOUS LES PROJETS)

• Communiquer de façon claire et professionnelle avec les artistes, les partenaires et les parties prenantes communautaires
• Appuyer les rencontres de planification, les échéanciers et la documentation de projets
• Tenir à jour des registres détaillés, des budgets, des horaires et des tableaux de suivi
• Veiller à ce que les événements reflètent nos valeurs : inclusion, accessibilité, collaboration et excellence artistique
• Représenter l’organisation de façon positive en tout temps
• Travailler de manière autonome et faire preuve d’initiative afin d’assurer le bon déroulement des programmes

PROFIL RECHERCHÉ

• Expérience en coordination d’événements, de projets communautaires ou de programmation musicale
• Capacité à travailler de façon autonome, à gérer des priorités changeantes et à effectuer plusieurs tâches à la fois
• Excellentes aptitudes de communication en anglais; le français est un atout
• Aisance à travailler sur le terrain (parfois en soirée et les fins de semaine)
• Bonne connaissance de la communauté musicale et artistique d’Ottawa, un atout
• Accès à un ordinateur portable et à une connexion Internet fiable
• Esprit collaboratif, sens du détail et approche axée sur la résolution de problèmes

STRUCTURE DU CONTRAT

• Horaire flexible, selon les besoins des projets
• Rémunération basée sur l’ampleur du projet et l’expérience de la personne coordonnatrice
• Les coordonnateur·rice·s peuvent être jumelé·e·s à un ou plusieurs projets selon leur disponibilité, leurs intérêts et leurs compétences

COMMENT POSTULER
Veuillez envoyer les documents suivants à : employment@ottawamic.com 

• Votre curriculum vitæ
• Une lettre de motivation décrivant :
  • Les projet(s) qui vous intéressent le plus
  • Votre disponibilité approximative (mois de début, nombre d’heures par semaine ou par mois)
  • Toute expérience pertinente en programmation communautaire ou en événements en direct

Les candidatures seront évaluées au fur et à mesure, jusqu’à ce que les postes soient comblés.